Mengenal Supervisi dalam Ilmu Manajement

Juniartha Semara Putra

MANAJEMEN SUPERVISI DALAM KEPERAWATAN

1.      Pengertian Supervisi

Supervisi berasal dari bahasa latin, super = atas, dan videre = melihat. Supervisi yaitu melakukan pengamatan secara langsung dan berkala oleh atasan terhadap pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan, dan jika ditemukan masalah segera diberi petunjuk atau bantuan langsung untuk mengatasi masalah tersebut.

Muninjaya (1999) menyatakan bahwa supervisi adalah salah satu bagian proses atau kegiatan dari fungsi pengawasan dan pengendalian (controlling). Swanburg (1990) melihat dimensi supervisi sebagai suatu proses kemudahan sumber-sumber yang diperlukan untuk penyelesaian suatu tugas ataupun sekumpulan kegiatan pengambilan keputusan yang berkaitan erat dengan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan dan informasi dari kepemimpinan dan pengevaluasian setiap kinerja karyawan. Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa kegiatan supervisi adalah kegiatan-kegiatan yang terencana seorang manajer melalui aktifitas bimbingan, pengarahan, observasi, motivasi dan evaluasi pada stafnya dalam melaksanakan kegiatan atau tugas sehari-hari (Arwani, 2006).

2.      Waktu Supervisi

Tugas-tugas rutin yang harus dilakukan oleh supervisor setiap harinya (bittel,a987) adalah sebagai berikut:

1.      Sebelum Pertukaran Shift (15-30 menit)

·         Mengecek kecukupan fasilitas/peralatan/sarana untuk hari itu

·         Mengecek jadwal kerja

2.      Pada Waktu Mulai Shift (15-30 menit)

·         Mengecek personil yang ada

·         Menganalisa keseimbangan personil dan pekerjaan

·         Mengatur pekerjaan

·         Mengidentifikasi kendala yang muncul

·         Mencari jalan supaya pekerjaan dapat diselesaikan.

3.      Sepanjang Hari Dinas (6-7 jam)

·         Mengecek pekerjaan setiap personil, dapat mengarahkan, instruksi, mengoreksi atau memberikan latihan sesuai kebutuhannya.

·         Mengecek kemajuan pekerjaan dari personil sehingga dapat segera membantu apabila diperlukan

·         Mengecek pekerjaan rumah tangga

·         Mengecek kembali pekerjaan personil dan kenyamanan kerja, terutama untuk personil baru.

·         Berjaga-jaga di tempat apabila ada pertanyaan, permintaan bantuan atau hal-hal yang terkait.

·         Mengatur jam istirahat personil

·         Mendeteksi dan mencatat problem yang muncul pada saat itu dan mencari cara memudahkannya.

·         Mengecek kembali kecukupan alat/fasilitas/sarana sesuai kondisi operasional

·         Mencatat fasilitas/sarana yang rusak kemudian melaporkannya

·         Mengecek adanya kejadian kecelakaan kerja

·         Menyiapkan dan melaporkan secara rutin mengenai pekerjaan.

4.      Sekali dalam sehari (15-30 menit)

·         Mengobservasi satu personil atau area kerja secara kontinu untuk 15 menit.

·         Melihat dengan seksama hal-hal yang mungkin terjadi seperti : Keterlambatan pekerjaan, lamanya mengambil barang, kesulitan pekerjaan dan lain sebagainya.

5.      Sebelum Pulang

·         Membuat daftar masalah yang belum terselesaikan dan berusaha untuk memecahkan persoalan tersebut keesokan harinya.

·         Pikirkan pekerjaan yang telah dilakukan sepanjang hari dengan mengecek hasilnya, kecukupan material dan peralatannya.

·         Lengkapi laporan harian sebelum pulang

·         Membuat daftar pekerjaan untuk harinya, membawa pulang memperlajari di rumah sebelum pergi bekerja kembali.

3.      Supervisi dalam Keperawatan

-          Pemberian segala bantuan dari pimpinan keperawatan yang tertuju untuk perkembangan perawat atau staf lain dalam mencapai tujuan asuhan keperawatan.

-          Kegiatan supervise adalah memberikan dorongan, bimbingan, dan kesempatan bagi pertumbuhan keahlian dan kecakapan perawat.

-          Suatu aktivitas pembinaan yang direncanakan untuk membantu para tenaga keperawatan dan staf lainnya dalam melakukan pekerjaan mereka secara efektif.

-          Kegiatan supervise didasarkan pada perencanaan yang matang.

-          Bukan hanya mengawasi apakah seluruh staf keperawatan telah menjalankan tugas dengan sebaik-baiknya sesuai dengan yang ditetapkan, akan tetapi juga mencakup penentuan kondisi-kondisi atau syarat-syarat personal maupun material yang diperlukan untuk mencapai tujuan asuhan keperawatan secara efektif dan efisien.

Materi supervisi atau pengawasan disesuaikan dengan uraian tugas masing-masing staf perawat yang disupervisi. Untuk kepala ruangan materi supervisi adalah kemampuan manejerial dan kemampuan dalam asuhan keperawatan. Ketua Tim disupervisi terkait dengan kemampuan pengelolaan di timnya dan kemampuan asuhan keperawatan. Sedangkan perawat pelaksana disupervisi terkait dengan kemampuan asuhan kepeawatan yang dilaksanakan.

Agar supervisi dapat menjadi alat pembinaan dan tidak menjadi momok bagi staf maka perlu disusun standar penampilan yang diharapkan dari masing-masing staf yang sudah dipahami oleh staf dan jadwal pasti dalam supervisi.

4.      Macam-macam Supervisi

1.      Proses supervisi keperawatan terdiri dari 3 elemen kelompok, yaitu :

-  Mengacu pada standar asuhan keperawatan.

-  Fakta pelaksanaan praktek keperawatan sebagai pembanding untuk menetapkan pencapaian.

-  Tindak lanjut dalam upaya memperbaiki dan mempertahankan kualitas asuhan.

2.      Area Supervisi :

-  Pengetahuan dan pengertian tentang klien.

-  Ketrampilan yang dilakukan disesuaikan dengan standar.

-  Sikap penghargaan terhadap pekerjaan misalnya kejujuran, empati

Adapun model-model dari supervise, yaitu :

                         1.      Model developmental

Model ini diperkenalkan oleh Dixon pada rumah sakit mental dan southern cost addiction technology transfer center tahun 1998. Model ini dikembangkan dalam rumah sakit mental yang bertujuan agar pasien yang dirawat mengalami proses developmental yang lebih baik. Maka semua ini menjadi tugas utama perawat. Supervisor diberikan kewenangan untuk membimbing perawat dengan tiga cara, yaitu change agent, counselor, dan teacher.

Kegiatan change agent bertujuan agar supervisor membimbing perawat menjadi agen perubahan; kegiatan tersebut nantinya ditransfer kepada pasien sehingga pasien memahami masalah kesehatan.

Kegiatan counselor dilakukan supervisor dengan tujuan membina, membimbing, mengajarkan kepada perawat tentang hal-hal yang berkaitan dengan tugas (task) rutin perawat (contoh: supervisor membimbing perawat melakukan pengkajian fisik).

Kegiatan teaching bertujuan mengenalkan dan mempraktikkan ‘nursing practice’ yang sesuai dengan tugas perawat (contoh: supervisor di ICU mengajarkan teknik pengambilan darah arteri, analisa gas darah dsb).

2.      Model academic

Model ini diperkenalkan oleh Farington di Royal College of Nursing UK tahun 1995. Farington menyebutkan bahwa supervisi klinik dilakukan untuk membagi pengalaman supervisor kepada para perawat sehingga ada proses pengembangan kemampuan professional yang berkelanjutan (CPD; continuing professional development).

Dilihat dari prosesnya, supervise klinik merupakan proses formal dari perawat professional (RN’s) untuk support dan learning sehingga pengetahuan dan kompetensi perawat dapat dipertanggungjawabkan sehingga pasien mendapatkan perlindungan dan merasa aman selama menjalani perawatan.

Dalam model academic proses supervise klinik meliputi tiga kegiatan, yaitu

a)    educative,

b)   supportive,

c)    managerial.

Kegiatan educative dilakukan dengan:

1)   mengajarkan ketrampilan dan kemampuan (contoh: perawat diajarkan cara membaca hasil EKG);

2)   membangun pemahaman tentang reaksi dan refleksi dari setiap intervensi keperawatan (contoh: supervisor mengajarkan perawat dan melibatkan pasien DM dalam demontrasi injeksi SC);

3)   supervisor melatih perawat untuk mengexplore strategi, teknik-teknik lain dalam bekerja (contoh: supervisor mengajarkan merawat luka dekubitus dengan obat-obat jenis baru yang lebih baik).

Kegiatan supportive dilakukan dengan cara: melatih perawat ‘menggali’ emosi ketika bekerja (contoh: meredam konflik antar perawat, job enrichment agar mengurangi burn out selama bertugas).

Kegiatan managerial dilakukan dengan: melibatkan perawat dalam peningkatkan ‘standar’ (contoh: SOP yang sudah ada dikaji bersama kemudian diperbaiki hal-hal yang perlu).

3.      Model eksperiental

Model ini diperkenalkan oleh Milne dan James di Newcastle University UK dan Department of Health US tahun 2005 yang merupakan adopsi penelitian Milne, Aylott dan Fitzpatrick. Dalam model ini disebutkan bahwa kegiatan supervisi klinik keperawatan meliputi training dan mentoring.

Dalam kegiatan training, supervisor mengajarkan teknik-teknik keperawatan tertentu yang belum dipahami perawat pelaksana (contoh: pemasangan infus pada bayi, melakukan vena sectie, teknik advance life support dsb). Training biasanya dilakukan secara berjenjang kepada setiap perawat, misalnya training pada perawat pemula (beginner), perawat pemula-lanjut (advance).

Dalam kegiatan mentoring, supervisor lebih mirip seorang penasihat dimana ia bertugas memberikan nasihat berkaitan dengan masalah-masalah rutin sehari-hari (contoh: bagaimana mengurus ASKES pasien, mencari perawat pengganti yang tidak masuk, menengahi konflik, mengambil keputusan secara cepat, tepat dan etis dsb). Kegiatan ini lebih mirip kegiatan supportive dalam model academic.

4.      Model 4S

Model ini diperkenalkan oleh Page dan Wosket dari hasil penelitian di Greater Manchester UK dan New York tahun 1995. Model supervisor ini dikembangkan dengan empat (4) strategi, yaitu Structure, Skills, Support dan Sustainability.

Dalam model ini, kegiatan structure dilakukan oleh perawat RN’s dalam melakukan pengkajian dan asuhan pasien dimana perawat yang dibina sekitar 6-8 orang. Tujuan kegiatan ini adalah untuk mengembangkan pengalaman perawat dalam hal konsultasi, fasilitasi dan assisting.

Kegiatan skills dilakukan supervisor untuk meningkatkan ketrampilan praktis (contoh: menjahit luka, interpretasi EKG, pasang CAPD dsb).

Kegiatan support dilakukan dengan tujuan untuk will keep practice fresh, sharing, kebutuhan-kebutuhan training tertentu yang bernilai kebaruan (contoh: pelatihan emergency pada keadaan bencana).

Kegiatan sustainability bertujuan untuk tetap mempertahankan pengalaman, ketrampilan, nilai-nilai yang telah dianut perawat. Kegiatan ini dilakukan secara kontinyu dengan cara mentransfer pengalaman supervisor kepada perawat pelaksana (contoh: supervisor membuat modul tentang berbagai ketrampilan teknik yang dibagikan kepada semua perawat pelaksana).

5.      Teknik Supervisi

Tehnik pokok supervisi pada dasarnya identik dengan tehnik penyelesaian masalah. Bedanya pada supervisi tehnik pengumpulan data untuk menyelesaikan masalah dan penyebab masalah menggunakan tehnik pengamatan langsung oleh pelaksana supervisi terhadap sasaran supervisi, serta pelaksanaan jalan keluar. Dalam mengatasi masalah tindakan dapat dilakukan oleh pelaksana supervisi, bersama-sama dengan sasaran supervisi secara langsung di tempat . Dengan perbedaan seperti ini, jelaslah bahwa untuk dapat melaksanakan supervisi yang baik ada dua hal yang perlu diperhatikan (Bachtiar dan Suarli, 2009):

1. Pengamatan langsung

Pengamatan langsung harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Untuk itu ada beberapa hal lain yang harus diperhatikan.

a. Sasaran pengamatan. Pengamatan langsung yang tidak jelas sasarannya dapat menimbulkan kebingungan, karena pelaksana supervisi dapat terperangkap pada sesuatu yang bersifat detail. Untuk mencegah keadaan yang seperti ini, maka pada pengamatan langsung perlu ditetapkan sasaran pengamatan, yakni hanya ditujukan pada sesuatu yang bersifat pokok dan strategis saja (selective supervision).

b. Objektivitas pengamatan. Pengamatan langsung yang tidak terstandardisasi dapat menggangu objektivitas. Untuk mencegah keadaan yang seperti ini, maka pengamatan langsung perlu dibantu dengan dengan suatu daftar isi yang telah dipersiapkan. Daftar tersebut dipersiapkan untuk setiap pengamatan secara lengkap dan apa adanya.

c. Pendekatan pengamatan. Pengamatan langsung sering menimbulkan berbagai dampak dan kesan negatif, misalnya rasa takut dan tidak senang, atau kesan menggangagu kelancaran pekerjaan. Untuk mengecek keadaan ini pengamatan langsung harus dilakukan sedemikian rupa sehingga berbagai dampak atau kesan negatif tersebut tidak sampai muncul. Sangat dianjurkan pengamatan tersebut dapat dilakukan secara edukatif dan suportif, bukan menunjukkan kekuasaan atau otoritas.

2. Kerja sama

Agar komunikasi yang baik dan rasa memiliki ini dapat muncul, pelaksana supervisi dan yang disupervisi perlu bekerja sama dalam penyelesaian masalah, sehingga prinsip-prinsip kerja sama kelompok dapat diterapkan. Masalah, penyebab masalah serta upaya alternatif penyelesaian masalah harus dibahas secara bersama-sama. Kemudian upaya penyelesaian masalah tersebut dilaksanakan secara bersama-sama pula.

MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

Rumah sakit dan Puskesmas pada umumnya melaksanakan dua jenis pelayanan yaitu pelayanan kesehatan dan pelayanan administrasi. Pelayanan kesehatan yang diberikan adalah pelayanan medic, pelayanan penunjang medic, rehabilitasi medic dan pelayanan keperawatan. Pelayanan yang dilakukan di Rumah sakit meliputi: gawat darurat, rawat jalan, dan rawat inap. Sedangkan di Puskesmas hanya pelayanan : gawat darurat (kearah pertolongan pertama) dan rawat jalan.

Ø  Manajemen Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit

Fungsi manajemen yang dilakukan di rumah sakit secara garis besar meliputi ; perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian.

1.      Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting, karena perencanaan memegang peranan yang sangat strategis dalam keberhasilan upaya pelayanan kesehatan di RS. Terdapat beberapa jenis perencanaan spesifik yang dilaksanakan di RS yaitu :

a.       Perencanaan pengadaan obat dan logistic yang disusun berdasarkan pola konsumsi dan pola epidemiologi

b.      Perencanaan tenaga professional kesehatan, dalam menentukan kebutuhan tenaga tersebut. Misalnya tenaga perawat dan bidan, menggunakan beberapa pendekatan antara lain : ketergantunagn pasien, beban kerja, dll.

2.      Pengorganisasian merupakan upaya untuk menghimpun semua sumber daya yang dimiliki RS dan memanfaatkannya secara efisien untuk mencapai tujuannya. Pengorganisasian dalam manajemen pelayanan kesehatan di rumah sakit, sama hal dengan di organisasi lainnya.

3.      Penggerakan pelaksanaan, manajemen rumah sakit hamper sama dengan hotel atau penginapan, hanya pengunjungnya adalah rumah sakit (pasien) dan keluarganya, serta pada umunya mempunyai beban social-psikologis akibat penyakit yang di derita oleh anggota keluarganya yang sedang dirawat.

4.      Pengawasan dan pengendalian merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus (berkesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas. Penilaian kinerja pegawai di RS meliputi tenaga yang memberikan pelayanan langsung kepada pasien, sperti : perawat, bidan, dan dokter maupun tenaga administrative.

Kecenderungan RS ke Depan

Terdapat dua hal yang perlu diantisipasi oleh rumah sakit yaitu adanya perubahan pola pemerintahan yang bersifat desentralisasi, dimana setiap daerah mempunyai otonomi untuk mengembangkan daerahnya termasuk dalam mengelola pelayanan kesehatan dan akan memasuki era globalisasi.

Untuk itu RS perlu melakukan pembenahan secara internal, antara lain :

a.       Mengembangkan struktur organisasi sesuai dengan tuntutan perubahan dan kebutuhan yang spesifik

b.      Menerapkan nmanajemen strategis secara konkrit

c.       Mendayagunakan dan mengembangkan pengetahuan dan kemampuan tenaganya, termasuk tenaga keperawatan (perawat dan bidan)

d.      Memanfaatkan pendapatan sendiri untuk memperoleh kemandirian dan kesinambungan

Manajemen Pelayanan Kesehatan di Puskesmas

Puskesmas merupakan unit organisasi pelayanan kesehatan terdepan dengan misi sebagai pusat pengembangan pelayanan kesehatan, yang tugasnya melaksanakan pembinaan, pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di suatu wilayah tertentu. Pelayanan kesehatan yang dilakukan secara menyeluruh, meliputi aspek-aspek : promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitative. Upaya yang dilakukan untuk menjalankan misi Puskesmas, antara lain :

-          Meluaskan jangkauan pelayanan sampai ke desa-desa

-          Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan, dengan dua cara :

1.      Quality of care yaitu peningkatan kemampuan professional tenaga kesehatan dalam menjalankan profesinya (dokter, perawat, bidan, dll) yang dilakukan oleh organisasi profesi.

2.      Quality of service yaitu peningkatan kualitas yang terkait dengan pengadaan sarana, dan menjadi tanggung jawab institusi sarana kesehatan (puskesmas)

-          Pengadaan peralatan dan obat-obatan sesuai dengan kebutuhan masyarakat

-          System rujukan di tingkat pelayanan dasar

-          Peran serta masyarakat, melaui pembangunan kesehatan masayarakat desa (PKMD).

PENERAPAN FUNGSI MANAJEMEN DI PUSKESMAS

Fungsi Manajemen	Kegiatan
Perencanaan	Micro planning (perencanaan tingkat Puskesmas yang dilakukan setahun sekali, unsur yang direncanakan meliputi; kebutuhan tenaga, alat dan sarana, serta penunjang lainnya). Sedangkan perencanaan obat dan alat kesehatan dilakukan setiap bulan, dengan cara mengajukan usulan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
Pengorganisasian	Struktur organisasi Puskesmas, dengan jabatan struktural Kepala Puskesmas, sedangkan lainnya bersifat fungsional Pembagian tugas, yang berdasarkan program pokok Puskesmas, terdiri dari 12 s/d 18 program pokok, yang melibatkan tenaga perawat dan bidan. Pembagian wilayah kerja, setiap petugas Puskesmas melakukan pembinaan ke desa-desa
Penggerakan Pelaksanaan	Lokakarya mini Puskesmas, dilakukan tiap bulan dalam rangka koordinasi lintas program dan sektor   Adanya proses kepemimpinan   Dilakukan koordinasi secara lintas program & sektor   Pelaksanaan program pokok puskesmas yang melibatkan seluruh staf
Pengawasan dan Evaluasi	Melalui pemantauan laporan kegiatan   Pemantauan wilayah setempat (PWS)   Supervisi   Rapat rutin (staff meeting)

Setiap program yang ada di Puskesmas (sekitar 18 program pokok) dikelola atau manajemennya meliputi : perencanaan, manajemen personalia, pelatihan, supervise, manajemen keuangan, manajemen logistic, monitoring program, kerjasama/koordinasi dan pencatatan/pelaporan.

DAFTAR PUSTAKA

Githa, I Wayan. 2010. Manajemen Keperawatan. Denpasar: Poltekkes Depkes Denpasar Jurusan Keperawatan

http://oechayontheblog.blogspot.com/2011/02/manajemen-keperawatan-supervisi.html (diakses tanggal 28 September 2012)

http://yayannerz.blogspot.com/2012/05/supervisi-dalam-keperawatan.html (diakses tanggal 28 September 2012)

http://nswahyunc.blogspot.com/2012/06/makalah-supervisi-manajemen-keperawatan.html (diakses tanggal 28 September 2012)

http://bahankuliahkesehatan.blogspot.com/2011/02/manajemen-pelayanan-kesehatan.html (diakses tanggal 28 September 2012)